GMF Saint-Léonard-D'Aston

Politique de protection des renseignements personnels du GMF Saint-Léonard-d’Aston

Version 2023-10-16 | Dernière modification 16 octobre 2023.

La présente politique de protection des renseignements personnels (ci-après la « Politique ») énonce comment «Clinique médicale Saint-Léonard-d’Aston S.E.N.C.R.L.» recueille, utilise, communique, conserve et détruit vos renseignements personnels. Pour faciliter la lecture, nous utiliserons les expressions « nous » ou « la clinique » de temps à autre dans la Politique.

Nous pouvons vous fournir de l’information complémentaire relativement au traitement de vos renseignements personnels, dans certains cas, au moment de recueillir vos renseignements personnels. Nous pouvons également obtenir votre consentement spécifique dans certains cas relativement à la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation de vos renseignements personnels.

La Politique s’applique aux renseignements personnels que nous recueillons, peu importe la manière, que ce soit, par exemple en personne, par téléphone ou via notre site Web.

En acceptant cette Politique ou en nous fournissant des renseignements personnels après avoir eu l’opportunité de consulter la Politique ou tout autre avis complémentaire, vous acceptez que vos renseignements personnels soient traités conformément à la Politique et l’avis complémentaire.

  1. À propos de nous

Voici nos informations d’identification complètes :

Clinique médicale Saint-Léonard-d’Aston S.E.N.C.R.L.

360 rue Béliveau
Saint-Léonard-d’Aston
Québec, Canada
J0C 1M0

N’hésitez pas à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels pour toute question ou commentaire que vous pourriez avoir concernant la Politique; la manière dont nous traitons vos renseignements personnels ou pour exercer vos droits concernant vos renseignements personnels.

Vous pouvez joindre notre responsable de la protection des renseignements personnels par courriel :

aline.lampron@gmf.gouv.qc.ca

ou par la poste à l’adresse mentionnée plus haut.

Au sein de notre société en nom collectif à responsabilité limitée, nous avons attribué les rôles et responsabilités comme suit :

Personnel clérical :

Personnel administratif :

Professionnels de la santé : (médecins, résidents en médecine, infirmières praticiennes spécialisées, infirmières cliniciennes, infirmières auxiliaires, travailleuses sociales, pharmacien GMF) : Ils sont responsables de l’évaluation clinique des patients. Ces professionnels ont accès à votre dossier médical complet et sont évidemment tenus au secret professionnel, selon les exigences de leur ordre professionnel respectif. Pour plus de détails : https://www.opq.gouv.qc.ca/ordres-professionnels. Notez que les résidents en médecine n’ont accès à votre dossier médical que temporairement, durant leur stage clinique, qui varie entre 3 et 4 mois. Bien que n’ayant pas encore leur permis de pratique solo, les résidents sont soumis au même ordre professionnel que les médecins en exercice.

Stagiaires en médecine : la clinique accueil, à l’occasion, des stagiaires en première année de médecine pour des stages d’observation. Ils suivent les médecins et les autres professionnels de la clinique pendant la journée à titre d’observateur uniquement, afin de se familiariser avec leur futur métier. Ils n’ont pas accès directement au dossier médical, mais sont témoins d’échanges entre les professionnels et les patients, s’ils y consentent. Ils sont tenus au secret conformément à l’assermentation effectuée par l’Université d’attache.

Nous formons et sensibilisons les membres de notre personnel et nos professionnels (y compris nos étudiants et nos stagiaires) par le biais des activités suivantes :

  1. Définitions importantes

Dans la Politique, on entend par :

« Incident de confidentialité » (i) l’accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel; (ii) l’utilisation non autorisée par la loi d’un renseignement personnel; (iii) la communication non autorisée par la loi d’un renseignement personnel; ou (iv) la perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement.

« Renseignement personnel » tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.

  1. Comment allons-nous traiter vos Renseignements Personnels
Comment collectons-nous vos renseignements personnelsVos renseignements personnels peuvent être recueillis verbalement, en présence ou par téléphone. Ils peuvent être écrits sur un support papier, soit par vous ou par le personnel du GMF St-Léonard d’Aston et être échangés (transmis et/ou reçus) par lettre, télécopieur ou courriel.
Des renseignements personnels vous concernant peuvent aussi être consignés, conservés et transmis de manière électronique.
Via notre site Web. Via notre page Facebook. Via notre système INTERACT.
Quels sont les renseignements personnels que nous collectonsDes renseignements sur votre identité tel que votre nom, le nom de vos parents, vos coordonnées, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone, votre numéro de RAMQ et votre date de naissance sont collectés à chaque visite. Des renseignements personnels actuels et passés se retrouvent aussi dans votre dossier médical (électronique et/ou papier) tel que des informations sur votre état de santé, des résultats, des rapports, des prescriptions, des communications entre professionnels et autres échanges nécessaire à vos soins.
Des photographies peuvent être nécessaires à des fins de suivis d’un problème de santé. L’usage de votre téléphone cellulaire ou de l’appareil de votre professionnel vous sera proposé. Un consentement vous sera demandé afin de les conserver dans votre DME.
Vos informations bancaires peuvent être collectées et transmises conformément à la politique d’utilisation du système de paiement INTERAC.

Notre site web/hébergeur peut recueillir votre adresse IP. Il peut également recueillir des informations supplémentaires avec votre consentement. Ceux-ci vous seront divulgués lors de votre connexion et vous devrez décider de les accepter ou non.
Les renseignements personnels collectés par la consultation de notre page Facebook sont conformes à la politique de confidentialité établie de Méta.
Auprès de qui collectons-nous vos renseignements personnelsNous collectons directement vos données nominatives auprès de vous ou de la personne responsable (enfants de moins de 14 ans, tuteur, mandataire).
Il nous arrive qu’un proche veuille nous communiquer des informations sur votre santé. Ceci demeure possible, cependant aucune information sur votre situation ne sera dévoilée sans votre consentement.
Différents intervenants (spécialistes, CLSC, hôpitaux, CIUSSS, pharmacies, cliniques privées de différents professionnels, CNESST, SAAQ, etc.) peuvent nous faire parvenir des rapports ou des demandes, avec votre consentement.
Le GMF St-Léonard d’Aston n’échange pas de renseignements personnels auprès d’organismes à but lucratifs ou non-lucratifs.
Lorsque vous prenez rendez-vous de façon électronique (via Rendez-vous santé Québec (RVSQ) ou Bonjour-Santé, par exemple), le HUB (Système d’arrimage des rendez-vous pris électroniquement par les patients) nous transmet des informations sommaires sur votre raison de consultation, la plateforme utilisée pour prendre votre rendez-vous ainsi que votre nom et les coordonnées pour vous joindre en cas de besoin.
Vos médecins peuvent avoir accès à des rapports statistiques auprès de la RAMQ pour leurs patients inscrits.
Nous sommes également en mesure d’obtenir des données statistiques sur nos patients à l’aide de notre DME Omnimed.
Vos renseignements personnels peuvent donc être reçus ou transmis numériquement avec plusieurs partenaires. Les politiques de gestion des renseignements personnels de ceux-ci s’appliquent. Ceux-ci incluent, mais ne se limitent pas à Omnimed, votre fournisseur d’adresse courriel non-sécurisée (outlook, hotmail, gmail, msn, etc.), votre fournisseur de téléphonie cellulaire lors d’échange de textos (Cogeco, Bell, Rogers, etc.), le fabricant de votre téléphone cellulaire (Apple, Android etc), notre fournisseur de téléphonie IP (Sogetel, Webex), notre fournisseur internet (Sogetel), la RAMQ, les compagnies de facturation (Fond FMOQ, Médijuris, Facturation.net), les plateformes de médecine virtuelle et de télémédecine (REACTS, SAFIR, Plateforme provinciale de soins virtuels), les plateformes de prise de rendez-vous virtuels (RVSQ, Bonjour-Santé), le HUB (Petal MD), le système INTERAC, Facebook, le système de reconnaissance vocale Dragon, et notre site internet hébergé par ExoWeb.
Pourquoi collectons-nous vos renseignements personnels?Nous collectons vos renseignements personnels à des fins d’identifications, afin de s’assurer d’avoir affaire au bon patient.
Pour nous permettre de vous offrir des soins de la meilleure qualité et d’avoir un dossier médical à jour et complet.
Vos renseignements bancaires sont nécessaires aux transactions électroniques avec le système INTERACT.
Il peut être utile, pour les médecins, de faire sortir des données statistiques sur leur clientèle afin de s’assurer de respecter leur obligations (AMP, PREM, Entente GMF, Facturation, etc.)
Nous n’utilisons, pour le fonctionnement de la clinique médicale, aucune des informations recueillies via notre site web ou Facebook. Ces outils visent surtout à informer nos patients.
Qu’arrive-t-il si vous ne consentez pas à la collecte de vos renseignements personnels?Refuser de consentir à la cueillette de vos renseignements personnels est un droit qui vous appartient. Si vous refusez que nous collections et conservions vos renseignements personnels, vous nous dégagez de toute responsabilité liée à des erreurs ou des soins non optimaux causés par ce choix.
Qui aura accès à vos renseignements personnels?Les personnes qui travaillent au GMF St-Léonard d’Aston auront accès à vos renseignements personnels, selon les accès permis par leur fonction. Ceci inclus le personnel clérical et administratif, les médecins, les professionnels embauchés par le GMF tel que infirmières auxiliaires ainsi que les professionnels du CIUSSS MCQ qui y œuvrent (infirmières cliniciennes, IPSPL, travailleurs sociaux, pharmacien GMF, infirmière pivot, etc).
Le GMF St-Léonard d’Aston accueille des étudiants de diverses professions à des fins d’enseignement (Résidents en médecine, stagiaires en soins infirmiers, travail social ou secrétariat médical, stagiaires en médecine). Ceux-ci auront accès à vos renseignements pour la durée de leur stage.
Comment allons-nous partager vos renseignements personnels avec des tiers?Le système privilégié au GMF pour les échanges entre les professionnels et les patients est la transmission sécurisée via le DME.
Lorsque requis pour vos soins, des documents identifiés avec vos renseignements personnels seront envoyés à d’autres acteurs du réseau de la santé par exemple des requêtes, des demandes de consultations, des prescriptions, etc., en utilisant les bonnes pratiques de transmission confidentielle.
Des renseignements personnels pourraient également être transmis verbalement à des professionnels de la santé lorsque ceci est nécessaire pour assurer la continuité des soins. (Par exemple le 9-1-1, un médecin œuvrant à l’urgence, un spécialiste, un radiologiste, un intervenant du CLSC ou des soins à domicile, un pharmacien etc.)
Sur demande et avec votre consentement, des renseignements contenus dans votre dossier peuvent être partagés avec des entités externes concernées tels que vos assureurs, d’autres professionnels de la santé, avocats, RRQ, Sécurité du revenu, SAAQ, CNESST, etc. Ces documents sont révisés par les médecins avant leur envoi.
Certains organismes, par exemple la SAAQ, la CNESST et l’IVAC peuvent, selon la loi, demander les documents pertinents à l’épisode de soins actuels contenus dans le dossier médical, et ce, sans votre consentement. Néanmoins, ces documents sont révisés par les médecins avant leur envoi et sont limités à l’essentiel.
Des renseignements seront également transmis à la RAMQ et aux compagnies (Médijurs/Facturation.net et Fonds FMOQ) à des fins de facturation par messagerie rapide Dicom/GLS, par courriel sécurisé ou via un logiciel de facturation sécurisé.
L’heure et la date de votre rendez-vous, votre nom, votre NAM, votre adresse, les interventions effectuées par les différents professionnels de même que le diagnostic associé à la consultation peuvent être transmis à la RAMQ. La RAMQ également peut être informée de certaines vulnérabilités concernant votre état de santé (diabète, hypertension, cancer, maladie cardiaque, etc.).
La RAMQ et le HUB peuvent être informés des rendez-vous pris par les patients à l’horaire des médecins, des résidents en médecins et des IPSPL. Ils peuvent aussi être informés de la durée entre la prise du rendez-vous par le patient et le rendez-vous en lui-même. Ceci est nécessaire afin de s’assurer du respect des objectifs d’efficiences demandés aux médecins.



Des données nominatives peuvent être utilisées pour accéder à des services partenaires tels que le DSQ et le registre de vaccination. L’infrastructure technologique adéquate est assurée par notre fournisseur informatique (connexions et réseau sécurisé, chiffrement, firewall etc).
Les employés à l’embauche du CIUSSS MCQ sont tenus d’utiliser votre numéro de RAMQ à des fins statistiques. Les méthodes de gestion de risque conformes aux exigences de la DGTI sont utilisées. (Par exemple utilisation d’un portail d’accès sécurisé).
Des documents peuvent vous être transmis par courriel lorsque requis. Nous vous informons du risque lié à cette pratique, puisque vos adresses courriels ne sont habituellement pas sécurisés. De plus, si vous utiliser une adresse professionnelle sur le serveur d’une entreprise, celle-ci peut avoir accès à vos courriels. Dans la mesure du possible, la transmission de documents électroniques via notre DME est la solution la plus sécuritaire.
Le système de reconnaissance vocale Dragon peut être utilisé pour dicter les notes cliniques de certains médecins du GMF.
Vous référer à notre politique de témoins pour les informations recueillies sur notre site web.
Vous référer à la politique de Méta pour notre page Facebook. Nous ne vendrons pas vos renseignements personnels à des tiers et ne les utiliserons pas à des fins de recherche.
Pendant combien de temps allons-nous conserver vos renseignements personnelsLes dossiers médicaux (papier et numérique) sont soumis aux règles d’archivage et de conservation en vigueur, selon leur statut (actif, semi-actif, inactive). Les photos prises par les professionnels seront immédiatement détruites de leur cellulaire personnel une fois transmises de façon sécuritaire avec le DME et ne doivent pas être acheminées à des services infonuagiques personnels. Vous référer à notre politique de témoins pour les informations recueillies sur notre site web.
Vous référer à la politique de Méta pour notre page Facebook.
Quels sont les risques liés au traitement de vos renseignements personnelsToute conservation ou transmission de renseignements personnels comporte des risques liés à un bris de sécurité. Ceci inclus mais ne se limite pas à la collecte frauduleuse ou non-autorisée, la transmission non sécurisée, l’accès accidentel ou malveillant à des données permettant d’identifier une personne ou ses informations de nature confidentielle. Le GMF, son personnel, de même que ses partenaires technologiques mettent en œuvre plusieurs mesures pour éviter ce type d’incident.
Où allons-nous conserver vos renseignements personnels?Vos renseignements personnels sont conservés de façon sécurisée en infonuagique par notre fournisseur de dossier médical électronique. Nous vous invitons à consulter le site web www.omnimed.com pour plus d’informations.
Les rapport papiers sont numérisés, puis intégrés au DME. La copie physique est conservée selon les normes d’archivage et détruite de façon sécuritaire lorsque le délai de conservation le permet.
Les dossiers antérieurs papiers sont archivés de manière sécuritaire conformément aux règles de conservation.
  1. Quels produits technologiques utilisons-nous
Nom du logicielNom du fournisseurUtilitésCalendrier de mises à jour
OmnimedOmnimedDossier médical électroniqueVoir le site WEB du fournisseur
WebexCiscoTéléphonie numériqueIdem
DSQGouvernement du QuebecConsulter des résultats et prescriptionsIdem
Registre de vaccinationGouvernement du QuebecConsulter et inscrire les vaccinsIdem
RAMQ (site WEB)Gouvernement du QuebecInscriptions RAMQIdem
Global ProtectPalo Alto NetworksSécuriser la connexion au MICIdem
CitrixCitrix SystemsAccéder au MICIdem
Intranet du CIUSSS MCQ (MIC)DRI CIUSSS MCQCompiler des statistiquesIdem
OutlookOffice 365CourrielsIdem
LibreviewAbbot DiabetesSuivi de glycémiesIdem
MédijurisFacturation.netService de facturationIdem
Fonds FMOQFonds FMOQService de facturationIdem
DragonDragon medical dictationReconnaissance vocaleIdem
SAFIRGouvernement du QuebecConsultation électronique en spécialitéIdem
TélésantéAkinoxConsultation télédermatologieIdem
PetalMDPetalMDHUB (arrimage des rendez-vous pris électroniquement par les patients et arrimage entre les rendez-vous et la RAMQ)Idem
Portail libre serviceGouvernement du QuebecFonctionnalité DSQIdem
Apple/AndroidApple/AndroidTéléphones cellulaires personnelsIdem
ThinkpadIntelMatériel informatique du GMFIdem
Téléphonie IPSogetelLigne téléphoniqueIdem
SogetelSogetelFournisseur internetIdem
FacebookMetaPage facebook du GMFIdem
Site web du GMFExoWebSite web du GMFIdem

Mesures de sécurité et risques inhérents

Nous suivons les standards de sécurité dans notre secteur d’activités pour protéger les renseignements que nous recueillons et que nous recevons. Plus particulièrement, nous avons en place des mesures de protection physiques, techniques, informatiques et administratives appropriées afin de protéger vos renseignements personnels contre un incident de confidentialité.

Malgré ces mesures, compte tenu des risques inhérents à l’utilisation de systèmes informatiques, nous ne pouvons toutefois pas assurer ou garantir la sécurité et la confidentialité des renseignements que vous nous transmettez ou nous fournissez, et vous le faites à vos propres risques. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à l’article 1 de la Politique.

  1. Comment et sous quelles conditions allons-nous communiquer vos renseignements personnels à des fins de sécurité publique ou de poursuite des infractions
    1. En cas de risque sérieux de mort ou de blessures graves

Nous pourrons communiquer un renseignement personnel que nous détenons en vue de protéger une personne ou un groupe de personnes lorsqu’il existe un motif raisonnable de croire qu’un risque sérieux de mort ou de blessures graves, lié notamment à une disparition ou à un acte de violence, dont une tentative de suicide, menace cette personne ou ce groupe et que la nature de la menace inspire un sentiment d’urgence.

Les renseignements peuvent alors être communiqués à la ou aux personnes exposées à ce risque, à leur représentant ou à toute personne susceptible de leur porter secours. Seuls les renseignements nécessaires aux fins poursuivies par la communication seront communiqués.

  1. Forces de l’ordre

Nous pourrons également communiquer un renseignement au Directeur des poursuites criminelles et pénales ou à une personne ou à un groupement chargé de prévenir, de détecter ou de réprimer le crime ou les infractions aux lois lorsque le renseignement est nécessaire aux fins d’une poursuite pour une infraction à une loi applicable au Québec.

Finalement, nous pourrons communiquer un renseignement à un corps de police lorsqu’il est nécessaire à la planification ou à l’exécution d’une intervention adaptée aux caractéristiques d’une personne ou de la situation, dans l’un ou l’autre des cas suivants: 1° le corps de police intervient, à notre demande, pour nous apporter de l’aide ou du soutien dans le cadre des services que nous fournissons à une personne; 2° nous agissions en concertation ou en partenariat avec le corps de police dans le cadre de pratiques mixtes d’interventions psychosociales et policières.

  1. Vos renseignements personnels sont-ils transférés à l’extérieur du Québec?

Il se peut que vos renseignements personnels soient transférés à l’extérieur du Québec.

  1. Quels sont vos droits à l’égard de vos renseignements personnels?

La loi vous confère différents droits à l’égard de vos renseignements personnels. Vous disposez notamment des droits suivants :

Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels la manière indiquée à l’article 1 de la présente Politique.

  1. Comment utilisons-nous les témoins de navigation?

Vous référez à notre politique de témoins sur notre site web.

  1. Sites de tiers

Cette Politique ne s’applique pas aux sites web, aux pages ou aux applications de tiers auxquels il est possible d’accéder via nos services et nous ne sommes pas responsables à l’égard de tels services tiers.

Si vous suivez de tels liens, ces sites ou services tiers auront probablement leurs propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre vos renseignements personnels.

  1. Décisions entièrement automatisées

Le GMF n’utilise pas de telles dispositions.

  1. Technologies d’identification, de profilage, ou localisation

Notre site web peut récolter des informations sur vous avec votre consentement, référer-vous à notre politique des témoins pour plus d’informations. Le GMF, lui, n’utilise pas de telles dispositions pour son fonctionnement. Les professionnels portent également une attention spéciale, lors de la prise de photos de patient, à ne pas divulguer leur identité.

  1. Comment mettons-nous à jour la présente Politique sur la protection des renseignements personnels?

Nous pourrons, de temps à autre, modifier la Politique afin de refléter les changements dans nos processus d’affaires ou dans la loi.